Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Voylar Tour z siedzibą w Portugalii jest administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych opisanych w niniejszej polityce, to znaczy decyduje o tym, w jakim celu i w jaki sposób dane te są przetwarzane. Polityka ma zastosowanie do Klientów, Firm, Partnerów, Kierowców oraz wszystkich osób korzystających z serwisu voylartour.com lub otrzymujących od nas komunikację. W razie jakichkolwiek pytań lub wniosków dotyczących prywatności prosimy o kontakt pod adresem [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy

• Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane w formie zaszyfrowanej, nigdy jako zwykły tekst) lub, w przypadku logowania przez Google, imię i nazwisko oraz adres e-mail konta Google; rodzaj konta, opcjonalne zdjęcie profilowe, preferencje dotyczące powiadomień oraz Państwa wybór w sprawie newslettera (wraz z datą).
• Rezerwacje: imię i nazwisko podróżnego, adres e-mail i numer telefonu, WhatsApp, miejsca odbioru i docelowe, data i godzina, liczba osób, wybrane pojazdy i dodatki, bagaż, dane lotu (numer, linia lotnicza i godzina), uwagi oraz status rezerwacji i płatności. Przechowujemy również rezerwacje rozpoczęte, lecz nieopłacone, aby Firma mogła przesłać podróżnemu link umożliwiający ich dokończenie.
• Wiadomości i opinie: wiadomości wymieniane w ramach każdej rezerwacji oraz publikowane przez Państwa opinie.
• Firmy: nazwa handlowa, nazwa prawna i adres siedziby (pozyskane na podstawie numeru podatkowego z systemu VIES), numer podatkowy/VAT, dane kontaktowe i WhatsApp, adres, opis, logo i zdjęcia, dokumenty do weryfikacji (kod stałego zaświadczenia z rejestru, numer licencji, polisa ubezpieczeniowa), IBAN i właściciel rachunku w przypadku płatności realizowanych za pośrednictwem platformy, opis metody rozliczeń (na przykład „Visa •••• 4242”) oraz data akceptacji regulaminu.
• Kierowcy: imię i nazwisko, numer telefonu, pojazd, opcjonalne zdjęcie, dni wolne, przypisane usługi oraz zapis momentu rozpoczęcia, zakończenia lub zgłoszenia problemu przy każdej usłudze.
• Partnerzy: nazwa firmy, rodzaj działalności, dane kontaktowe, uzgodniona prowizja i sprzedaż.
• Płatności: przetwarzane przez Stripe. Otrzymujemy wyłącznie informację o wyniku transakcji, kwotę i numery referencyjne płatności; nigdy nie otrzymujemy pełnego numeru karty.
• Newsletter: adres e-mail i imię oraz nazwisko kontaktów biznesowych zaimportowanych przez Voylar Tour oraz lista adresów, które zrezygnowały z subskrypcji. W przypadku każdego wysłanego newslettera rejestrujemy, czy i kiedy został otwarty (za pomocą niewidocznego obrazka w wiadomości, który wczytuje się tylko wtedy, gdy Państwa program pocztowy wyświetla obrazy), oraz czy zrezygnowali Państwo z jego otrzymywania.
• Dane techniczne i statystyki: aby mierzyć korzystanie z serwisu, rejestrujemy anonimowe zdarzenia (wyświetlenie strony głównej, wyszukiwanie, wyświetlenie usługi, rozpoczęcie płatności, sfinalizowanie rezerwacji) wraz z losowym identyfikatorem, który istnieje wyłącznie przez czas trwania sesji przeglądarki. Adres IP jest wykorzystywany wyłącznie w celu ograniczania nadużyć. Prowadzimy również, ze względów bezpieczeństwa, rejestr istotnych działań wykonywanych na kontach (na przykład akceptacji i zmian cen).

Od czasu ostatniej aktualizacji przetwarzamy również:

• Płatność: kraj zamieszkania podróżnego oraz, w przypadku żądania faktury, numer podatkowy i nazwę, które mają się na niej znaleźć.
• Przedsiębiorstwa z dowolnego kraju: kraj rejestracji, numer rejestracyjny firmy, dokument potwierdzający rejestrację i oświadczenie; w związku z obowiązkiem raportowania do organów podatkowych przez platformy cyfrowe (dyrektywa DAC7) także datę urodzenia osoby odpowiedzialnej.
• Kredyty Voylar Tour: saldo kredytów na każdym koncie i operacje na nim.
• Program dla twórców: nazwa publiczna, media społecznościowe, liczba obserwujących, kraj, miasto, telefon, biogram, zgłoszenia do współpracy, linki do opublikowanych treści, sprzedaż zrealizowana za pośrednictwem linku oraz IBAN do wypłat.
• Odwiedzający na żywo: podczas przeglądania serwisu zespół Voylar Tour widzi w sposób anonimowy, ile osób jest w serwisie, jaką stronę i usługę przeglądają, język, rodzaj urządzenia oraz źródło wejścia, powiązane z losowym identyfikatorem sesji; nie pozwala to zidentyfikować osoby, a dane są usuwane po krótkim czasie.
• Alerty wewnętrzne: w przypadku nowego konta, nowo zarejestrowanego przedsiębiorstwa lub sprzedaży zespół otrzymuje alert zawierający imię i nazwisko oraz dane kontaktowe podane w danym zgłoszeniu.

3. W jakim celu wykorzystujemy dane i na jakiej podstawie prawnej

• Zakładanie kont i zarządzanie nimi, obsługa rezerwacji, płatności, zwrotów i przelewów do Firm oraz umożliwienie wymiany wiadomości i publikowania opinii: wykonanie umowy (RODO, art. 6 ust. 1 lit. b).
• Weryfikacja i akceptacja Firm, zapobieganie oszustwom oraz utrzymanie bezpieczeństwa platformy: prawnie uzasadniony interes (lit. f) oraz, w stosownych przypadkach, obowiązek prawny.
• Wypełnianie obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków prawnych: obowiązek prawny (lit. c).
• Anonimowe statystyki korzystania z serwisu: prawnie uzasadniony interes polegający na ulepszaniu serwisu.
• Newsletter dla Klientów: Państwa zgoda (lit. a), którą mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie.
• Komunikacja związana z platformą kierowana do Firm i kontaktów biznesowych: prawnie uzasadniony interes, z możliwością wniesienia sprzeciwu za pośrednictwem każdej wiadomości e-mail.

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Państwa skutki prawne ani nie tworzymy profili do celów reklamowych.

4. Komu udostępniamy dane

Dane dotyczące rezerwacji są udostępniane wyłącznie podmiotom, które potrzebują ich do jej realizacji: Firmie, przypisanemu Kierowcy, Partnerowi, który dokonał rezerwacji, oraz – w przypadku usług sprzedawanych przez Voylar Tour – operatorowi wskazanemu jako „Operated by” („Realizowane przez”). Korzystamy z następujących podmiotów przetwarzających, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z RODO:

• Supabase: baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików.
• Stripe: płatności, zwroty, obciążenia i przelewy.
• Resend: wysyłka e-maili platformy oraz newslettera.
• Anthropic: sztuczna inteligencja wykorzystywana do proponowania opisów, tłumaczenia ofert i odczytu cenników przesłanych przez Firmy. Otrzymuje treść ofert, a nie dane Klientów.
• Google: wyłącznie jeśli zdecydują się Państwo zalogować za pomocą konta Google.
• Komisja Europejska (VIES): weryfikacja numerów podatkowych/VAT Firm.

Możemy również ujawniać dane organom władzy, gdy wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie przekazujemy ich osobom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

Korzystamy także z: Google Workspace (wysyłka automatycznych e-maili platformy oraz skrzynki pocztowe Voylar Tour); Cloudflare (dostarczanie i ochrona strony; widzi adresy IP odwiedzających); dostawcy usług hostingowych serwera, na którym działa strona; oraz Telegram, gdzie zespół otrzymuje wewnętrzne alerty opisane w sekcji 2. Gdy klikną Państwo bilet lub atrakcję z innej platformy (na przykład Tiqets lub GetYourGuide), opuszczają Państwo naszą stronę, a Państwa dane są przetwarzane przez tego dostawcę zgodnie z jego własną polityką prywatności. Dane wymagane na mocy dyrektywy DAC7 są przekazywane właściwemu organowi podatkowemu.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre podmioty przetwarzające (takie jak Stripe, Resend, Anthropic i Google) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazywanie danych opiera się na decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony (takich jak Ramy ochrony danych UE–USA) lub na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej, zgodnie z rozdziałem V RODO.

6. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Pamięci przeglądarki używamy wyłącznie do celów funkcjonalnych: utrzymania zalogowania, zapamiętania preferencji i języka, przechowywania przez 24 godziny informacji o klikniętej usłudze promowanej (aby rezerwacja została prawidłowo przypisana) oraz losowego identyfikatora używanego do statystyk, który znika po zamknięciu przeglądarki. Tylko jeśli wyrażą Państwo zgodę w komunikacie o plikach cookie, korzystamy również ze znacznika Google Ads (Google Ireland Limited), który ustawia reklamowe pliki cookie w celu pomiaru rezerwacji pochodzących z naszych reklam i ich ulepszania. Jeśli odmówią Państwo zgody lub do czasu dokonania wyboru, znacznik przekazuje Google wyłącznie anonimowe sygnały bez plików cookie (Google Consent Mode). Swój wybór mogą Państwo zmienić w dowolnym momencie, usuwając w przeglądarce dane tej strony; komunikat zostanie wówczas wyświetlony ponownie. Na etapie płatności formularz Stripe może korzystać z własnych plików cookie w celu zapobiegania oszustwom, a logowanie przez Google wykorzystuje własne pliki cookie Google.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta: tak długo, jak konto pozostaje aktywne.
• Rezerwacje, płatności i fakturowanie: przez okres wymagany przez portugalskie przepisy podatkowe i rachunkowe (co do zasady 10 lat), także po usunięciu konta.
• Nieopłacone rezerwacje: wygasają po 60 minutach; pozostają w systemie, bez płatności, na potrzeby historii rezerwacji oraz linku służącego do dokończenia rezerwacji.
• Wiadomości i opinie: tak długo, jak istnieje rezerwacja lub usługa, albo do czasu usunięcia na żądanie, o ile pozwalają na to przepisy.
• Dokumenty Firmy: tak długo, jak Firma pozostaje aktywna, a następnie przez obowiązujący okres wynikający z przepisów prawa.
• Adresy, które zrezygnowały z newslettera: przechowywane bezterminowo, wyłącznie po to, aby nie otrzymywały dalszych wiadomości.
• Statystyki: zdarzenia anonimowe, bez jakichkolwiek danych umożliwiających Państwa identyfikację.

8. Bezpieczeństwo

Dane są przesyłane w formie zaszyfrowanej, a dostęp do nich jest ograniczony za pomocą uprawnień na poziomie bazy danych: na przykład dane dotyczące rezerwacji są widoczne wyłącznie dla Klienta, Firmy, Kierowcy i Partnera, których dotyczy rezerwacja, oraz dla zespołu Voylar Tour. Linki do rezygnacji z newslettera są podpisane, tak aby nikt nie mógł wypisać innej osoby. Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny, jednak stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

9. Państwa prawa

Zgodnie z RODO mogą Państwo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, żądać przenoszenia danych oraz wnieść sprzeciw wobec niektórych czynności przetwarzania. Konto można usunąć na stronie Konto, a z newslettera można zrezygnować w dowolnym momencie, wyłączając tę opcję w koncie lub korzystając z linku „Wypisz się” w dowolnym e-mailu. Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy o kontakt pod adresem [email protected]; odpowiemy w ustawowym terminie.

10. Skargi

Jeśli uważają Państwo, że Państwa dane nie są przetwarzane prawidłowo, prosimy o wcześniejszy kontakt z nami. Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) [Krajowej Komisji Ochrony Danych], na stronie cnpd.pt, lub do organu nadzorczego w Państwa kraju w Unii Europejskiej.

11. Małoletni

Utworzenie konta wymaga ukończenia co najmniej 18 lat. Nie zbieramy świadomie danych małoletnich jako posiadaczy kont; dane dotyczące małoletnich podróżujących w ramach rezerwacji podaje osoba dorosła dokonująca rezerwacji. Jeśli dowiemy się, że zebraliśmy dane małoletniego bez podstawy prawnej, usuniemy je.

12. Zmiany niniejszej polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę za każdym razem, gdy zmieni się platforma lub przepisy prawa. Data „ostatniej aktualizacji” widoczna na początku dokumentu wskazuje wersję obecnie obowiązującą; w przypadku istotnej zmiany poinformujemy Państwa o niej w wyraźnie widoczny sposób.

13. Kontakt

Pytania i wnioski dotyczące Państwa danych osobowych prosimy kierować na adres: [email protected].